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Comment impressionner lors d’une réunion d’affaires

Pour la plupart d’entre nous, les réunions d’affaires occupent une partie importante de notre journée pendant la semaine de travail. Un temps de communication, de réflexion, de débat, de critique et de planification avec nos pairs. Les réunions ont été le tête-à-tête commun du monde des affaires pendant des décennies. Lisez cet article pour découvrir comment améliorer votre comportement et avoir un impact lors de ces réunions d’affaires particulièrement intenses…

Des briefings du lundi matin avec l’ensemble de l’entreprise aux discussions d’après-déjeuner, les réunions ont tendance à varier selon leur importance. Selon une étude de OpinionWay pour le cabinet Empreinte Digitale 26 % des 1 012 salariés interrogés estiment que leur présence lors de réunion n’est pas nécessaire et à pleine plus d’une réunion d’affaires sur deux (soit 52%) est jugée productive. Ce manque d’efficacité affecte le bien-être mental des professionnels car il peut laisser un sentiment de démotivation qui, à son tour, peut souvent conduire à l’anxiété et à la dépression. Il est facile de mesurer l’importance d’une réunion en évaluant

plusieurs facteurs : les sujets abordés, les participants, le lieu, la durée et, surtout, la quantité de café nécessaire. Cependant, il est très important d’avoir un impact pendant ceux qui comptent. Les réunions d’affaires sont le moment idéal pour prouver votre potentiel. Il peut être difficile de faire une impression notable, surtout lorsque l’équipe qui vous entoure possède des compétences et des connaissances très similaires aux vôtres. Ces quatre conseils précieux pourront vous aider à développer votre perspicacité en matière de réunions d’affaires afin de donner le meilleur de vous-même au moment opportun…

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Conseil #1 : Soyez vous-mêmes

Dans un environnement d’entreprise très chargé, il peut être difficile d’oublier que le masque que vous portez en passant chaque matin à la réception du bureau ne reflète pas qui vous êtes réellement. Ce personnage épuisant, féroce et à l’allure determinée que vous exprimez souvent dans les réunions d’affaires peut dissuader vos collègues de vous cerner correctement, car vous laissez des aspects positifs de votre caractère en dehors de la salle de réunion. Vous faites cela pour donner une image de force et d’unité, mais vous compromettez la possibilité pour vos pairs de vous connaître. Chris Stappard, directeur général d’Edward Reed Recruitment, pense que vous pouvez utiliser votre langage corporel pour cultiver une attitude chaleureuse et ouverte. “Le langage corporel dont vous faites preuve est crucial pour la façon dont vous êtes perçu par vos collègues, vos clients et toute autre personne que vous rencontrez. Il est donc important que vous fassiez tout ce qui est en votre pouvoir pour donner une impression de professionnalisme et d’attention. Par exemple, lorsque quelqu’un d’autre parle, le fait de se pencher légèrement vers lui montre que vous êtes intéressé et engagé. Un contact visuel avec la personne qui parle aura un effet similaire”. Vous ne participez pas à un épisode de The Apprentice, alors soyez gentil et vous en serez récompensé. Le fait d’être en contact avec les professionnels qui vous entourent renforcera inévitablement la confiance et augmentera inévitablement la productivité.

Conseil #2 : Soyez préparés

Ils disent que ne pas se préparer, c’est se préparer à l’échec, mais dans un scénario de réunion, cela peut faire la différence entre la réussite d’une entreprise et son suicide. La manière dont vous travaillez est complètement exposée lors d’une réunion d’affaires, car vous n’avez pas de bureau derrière lequel vous cacher. Restez ordonné, investissez dans un conférencier intelligent et professionnel et imprimez vos premières idées ou points de discussion afin de toujours les avoir à portée de main au cas où vous auriez besoin d’être guidé. Vos collègues apprécieront votre préparation et vos capacités d’organisation et vous serez reconnu comme quelqu’un qui n’attend pas que le temps passe. La confiance est difficile à gagner, mais une fois que vous l’avez acquise, votre vie professionnelle est vouée à se dérouler de manière plus fluide.

Votre capacité à être totalement honnête s’inscrit dans cette démarche. En d’autres termes, si vous ne connaissez pas l’information qui vous est demandée, n’essayez pas de vous frayer un chemin en donnant une réponse inexacte. Tom Bourlet, responsable marketing de Love Unique Home, suggère : “N’essayez pas d’inventer la réponse, car celle-ci est souvent transparente et vous donne l’impression d’être inadéquat. Dites plutôt que vous vous pencherez sur le sujet après la réunion et que vous reviendrez vers eux. Ils ne s’attendent pas à ce que vous ayez réponse à tout, alors ne vous mettez pas trop de pression pour obtenir chaque réponse correctement”. L’honnêteté vous vaudra toujours plus de respect auprès de vos pairs.

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Conseil #3 : Soyez juste

Si vous avez organisé la réunion, maintenez une position ferme mais veillez inévitablement à ce que le sentiment d’égalité soit maintenu. Il est vrai que l’on peut faire la plus grande impression de la manière la plus subtile qui soit. En étant conscient de faire entendre la voix de chacun, vous gagnerez le silence mais, en fin de compte, le respect de vos collègues de travail. Selon Erica Wolfe-Murray, experte en affaires, “il est important de s’assurer que tout le monde est entendu, sans permettre à quiconque de prendre la relève. Si c’est votre réunion, c’est vous qui devriez la diriger”. L’égalité des sexes sur le lieu de travail est le summum de ce que toute entreprise devrait s’efforcer d’atteindre et, comme dans la plupart des situations, de petits changements doivent être apportés de manière cohérente en tant qu’équipe unie afin de faire la différence nécessaire. Eliot Wilson, responsable de la recherche chez Right Angles, estime qu’il faut évaluer le comportement des autres dans la salle de réunion afin de maintenir une atmosphère équilibrée. “Essentiellement, faites ce que les humains font naturellement : analysez le comportement de votre homologue, et reproduisez-le. Sans veste ? Suivez le mouvement. Des blagues à faire ? Bien, faites-vous plaisir. Mais soyez très attentif à tout soupçon d’inconfort de la part de quelqu’un d’autre. Accommodez ce qu’ils veulent, et tout ira bien”.

Conseil #4 : Soyez présent

Il n’y a rien de plus exaspérant qu’un collègue qui regarde attentivement l’écran de son smartphone pendant que vous annoncez votre observation réfléchie sur la stratégie du mois prochain. Bien que cela puisse être contagieux, ne prennez pas une pause technologique de 30 secondes et évitez d’offenser vos collègues en cours de réunion d’affaires. La meilleure façon d’éviter cette tentation est de laisser votre téléphone sur votre bureau et de braver la réunion sans contact avec vos e-mails ou les flux des médias sociaux. Pour dire les choses simplement, le fait d’avoir votre téléphone lors d’une réunion d’affaires importante montre physiquement à votre entourage que vous n’êtes pas entièrement présent. A moins qu’il ne serve d’outil pour présenter des informations,

avoir son ordinateur portable sur son bureau est un tout autre niveau d’audace. S’abstenir à tout prix. Concentrez-vous plutôt sur la réunion qui se déroule devant vous. Tom Bourlet de Love Unique Homes, pense que le fait de se souvenir du nom des personnes présentes vous fait paraître super attentif. “Lorsque vous entrez dans la salle de réunion et que vous apprenez le nom des personnes, essayez de le noter sur un morceau de papier lorsque vous en avez l’occasion, en le mettant également en évidence dans l’ordre où ils sont assis. Il n’y a rien de pire que d’oublier un nom, alors que l’utilisation de leur nom aide à montrer que vous avez été attentif et que vous leur accordez directement de l’attention”.

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